سامانه هوش تجاری چیست و چه کاری انجام میدهد؟
سامانه هوش تجاری صندوق بازنشستگی کشوری راهنمای تصمیمگیری از میان دادههای بسیار است.
شرایط اقتصادی معاصر نشان میدهد که سازمانها بیشتر به استفاده از منابع اطلاعاتی میپردازند. در تصمیمگیریهای امروزی، دستیابی به اطلاعات امری ضروری است و سازمانها باید به سوی توسعه شاخصهای عملکردی در حوزه کسبوکار خود حرکت کنند، زیرا از این طریق میتوانند از رویکردی واقعگرایانه برای عملیات کسبوکار، مشتریان، تامینکنندگان و... بهره ببرند.
سازمانها معمولا با حجم بسیار زیادی از دادهها و اطلاعات در خصوص واحدها یا مجموعههای تابعه خود سروکار دارند که در پایگاههای داده مختلف و به اشکال متنوع نگهداری میشوند. این دادهها معمولا به صورت سیستمی جزیرهای و یا دستی و در دورههای نسبتا طولانی جمعآوری میشوند و امکان ترکیب و تجمیع آنها به سادگی فراهم نمیشود. به طور خلاصه، مشکلاتی که سازمانها در خصوص دادههای مربوط با آن مواجهاند عبارت است از:
عدم دسترسی به اطلاعات به هنگام، برای فرایند کنترل عملکرد (اطلاعات در دورههای بلندمدت و به صورت حداقلی در اختیار سازمان قرار میگیرد).
عدم امکان کنترل صحت دادههای دریافتی از مجموعهها و واحدهای تابعه.
عدم وجود اطلاعات یکپارچه (دادهها از بخشهای مختلف هر یک مجموعههای تابعه و به اشکال گوناگون دریافت میشود).
از جمله سامانههایی که امروزه میتواند به تصمیمسازی مدیران به منظور برنامهریزی، کنترل و نظارت هوشمند شرکتها و واحدهای زیرمجموعه خود و سنجش میزان دستیابی به اهداف سازمانی کمک کند، هوش تجاری است. هوش تجاری یا هوشمندی کسبوکار (Business Intelligence) به فرایند تبدیل دادههای خام به اطلاعات مفید و معناداری گفته میشود که به مدیران سازمان کمک میکند تا مقادیر عظیمی از اطلاعات را برای شناسایی و توسعه فرصتهای جدید به کار برده و تصمیمهای خود را بر اساس واقعیت و نه حدس و گمان، سریعتر اتخاذ کنند و با اعمال یک استراتژی اثربخش، عملکرد سنجیده در زمان مناسب از خود نشان دهند. با سامانه هوش تجاری، اطلاعات مناسب در بهترین زمان در دسترس افراد تصمیمگیرنده قرار میگیرد و کاوش و تحلیل اطلاعات را برایشان ساده میسازد. بهینهسازی فرایندها و ارزیابی عملکرد سطوح سازمان، درک بهتری از آنچه در یک مجموعه اتفاق میافتد را برای مدیران میسر میسازد. صحت اطلاعات مورد استفاده و عکسالعمل به موقع که بر این اساس نشان داده میشود، کارایی بخشها و مجموعههای وابسته به یک سازمان را بالا برده و مزایای رقابتی را افزایش میدهد.
به کارگیری سامانه هوش تجاری در یک سازمان در جهت تحلیل و پیشبینی سریع حجم وسیع اطلاعات و تبدیل آنها به دانش، امکان دستیابی به اهداف سازمان، نظیر داشتن مزیت رقابتی، حفظ عملکردی مثبت و مستمر و تصمیمگیری به هنگام و صحیح را میدهد که گرفتن تصمیمات صحیح و به موقع در سازمان، میتواند، موفقیت آن را در عرصه رقابت، تضمین کند (موسویان، ۱۳۹۷).
هوش تجاری، سازمان را در رسیدن به اهداف اساسی مانند کاهش هزینهها، بهبود بهرهوری، توسعه محصول، توسعه خدمات مشتریان، افزایش درآمدها و... یاری میدهد و از طریق تجزیه و تحلیل دادههای ورودی و خروجی، میتواند به رسیدن به این اهداف، به مقدار کافی کمک کند (موسویان، ۱۳۹۷).
این سامانه، اطلاعات استراتژیک را برای تصمیمگیرندگان فراهم میآورد و به سازمان این امکان را میدهد که از طریق تحلیل اطلاعات از مقادیر بزرگ اطلاعات به منظور یافتن الگوهای رفتاری مشتریان و رقبا بهرهبرداری کنند. این میتواند به مقدار کافی به یک سازمان کمک کند تا به گونهای مناسب، برنامهها و نقشههایش را در جنبههای گوناگون تجاری مثل تولید، توزیع، قیمتگذاری و برنامهریزی ظرفیت، تغییر دهد. دسترسی برخط ۱ به چنین اطلاعاتی، میتواند به تصمیمگیری کمک کند و تغییرات پویایی را فراهم کند که به بهبود عملکرد سازمان یاری رساند. شناسایی رفتار معاملات با استفاده از هوش تجاری تحلیلی از مدلهای معامله، بینشی مهم از رفتار مشتری به سازمان بدهد و در ادامه رفتار مشتری، الگوی پرداخت و معاملات میتوانند برای ارزیابی مشتریان مورد استفاده قرار گیرند. هوش تجاری میتواند به مدیران ارشد، یک دید کلی از سازمان بدهد و روندها و فرصتها برای رشد و ترقی را شناسایی کند. همچنین میتواند برای نظارت بر سازمان در مورد شاخصهای عملکرد کلیدیاش به کار رود (موسویان، ۱۳۹۷).
مراحل پیادهسازی هوش تجاری
برای استقرار یک سامانه هوش تجاری در یک سازمان میتوان ۵ مرحله اساسی را در نظر گرفت. این مراحل عبارتند از:
۱- شناسایی اطلاعات مورد نیاز سازمان
در این مرحله تصمیم میگیریم «چه میخواهیم بدانیم؟» پاسخگویی به این سوال، به دانستن نیازهای سازمان مورد نظر برای اتخاذ تصمیمات کلیدی منجر میشود. در بخشهای مختلف هر سازمان برای مدیران، سوالات مختلفی مطرح میشود و معیارهای متفاوتی برای ارزیابی کارایی وجود دارد که همه این موارد باید شناسایی شوند. اطلاعات هوشمند مورد نیاز در سازمان چگونه تعیین میشوند؟ در سازمان چه تصمیماتی گرفته میشود؟ این تصمیمات برای چه باید اتخاذ شوند؟ تصمیمات سازمان در چه زمانی باید اتخاذ شوند؟ چه کسانی از این اطلاعات هوشمند برای تصمیمگیری استفاده خواهند کرد؟ اطلاعات هوشمند مورد نظر، اساسا مورد نیاز سازمان هستند و نمیتوان بدون آنها تصمیمگیری کرد، یا اگر سازمان این اطلاعات را داشته باشد، بهتر است؟ (موسویان، ۱۳۹۷).
۲- شناسایی منابع داده
اکثر سازمانها بدون داشتن یک استراتژی اولیه برای فناوری اطلاعات گسترش یافتهاند. این فقدان چشمانداز، سبب شده آنها به سیستمها و منابع دادهای مختلف و حتی تولید برنامههای کاربردی مجزا روی بیاورند که این مساله موجب شده است، منابع دادهای مختلفی در سازمان وجود داشته باشد. این منابع دادهای میتوانند دادههای مربوط به پایگاه دادههای مختلف یا سوابق پروژهها، طرحها، اقدامها، اسناد مالی، دستورالعملها یا اطلاعات نرمافزارهای موجود سازمان را دربر گیرد. در راستای اجرای فرایند هوش تجاری، این دادهها در پایگاه داده تحلیلی بارگذاری میشود (موسویان، ۱۳۹۷).
۳- استخراج، تبدیل و بارگذاری داده (ETL) ۲
در این مرحله، استخراج، تبدیل و بارگذاری داده صورت میپذیرد. طی فرایند (ETL)، دادهها از منابع اطلاعاتی مورد نیاز موجود در سازمان و یا خارج از آن مانند پایگاههای داده، فایلهای متنی، سیستمهای قدیمی و صفحات گسترده استخراج شده و تبدیل به اطلاعاتی سازگار با فرمت معین میشوند و سپس در یک مخزن اطلاعاتی که اغلب یک انبار داده است، قرار داده میشوند. برای انجام (ETL)، نیاز به تخصصهای مختلفی، چون تجزیه و تحلیل تجاری، طراحی پایگاه داده و برنامهنویسی وجود دارد. فرایند (ETL) یک پروسه محسوب میشود به این معنا که به صورت پیوسته در سیستم باید انجام شود (موسویان، ۱۳۹۷).
۴- پایگاه داده تحلیلی
پایگاه داده تحلیلی یا انبار داده، به عنوان هسته هر راهکار هوش تجاری در نظر گرفته میشود. یک انبار داده، یک مجموعه موضوعگرا، یکپارچه، متغیر از لحاظ زمان و غیر فرار از داده، به منظور حمایت از فرایند تصمیمگیری است. این عنصر، مسئول نگهداری همه دادههای آماده از سوی پایگاه داده بعد از سازماندهی و همگنسازی است. این دادهها سپس به وسیله تصمیمگیران و آنالیزگران، از طریق ابزارهای نهایی مثل داشبورد ۳ یا گزارشهای قابل اجرا، قابل دستیابی است.
یک انبار داده خوب طراحی شده، باید نیازهای فعلی و آینده کاربر را در نظر گیرد و در همان زمان و برای دستیابی سریع و تعاملی بهینه شده باشد. همچنین انبار داده باید به اندازه کافی منعطف باشد تا از رشد سریع داده و تغییرات درونسازمان حمایت کند. در واقع انبار داده، مجموعهای از اطلاعاتی است که به گونهای مناسب، برای انجام عملیات گزارشگیری و تحلیل دادهها بر اساس پارامترهای مختلف، طراحی شده است. این سیستم، اغلب به صورت جداگانه از سیستمهای عملیات روزانه قرار میگیرد. هدف اصلی آن، ایجاد بستری مناسب برای تولید اطلاعاتی است که به سازمان برای اتخاذ تصمیمهای درست کمک میکند (موسویان، ۱۳۹۷).
۵- ارائه اطلاعات
اجرای این مرحله به کاربران و مدیران این امکان را میدهد که به دادههای درون انبار داده دست یابند. از آنجایی که نقشها و پروفایلهای مختلفی ممکن است درون یک سازمان یافت شود، همه ابزارهای لایه اطلاعات کارکرد یکسانی ندارند و آنها میبایست بر طبق هدف کاربر نهایی انتخاب شوند. بعضی از این ابزارها، روی عملکرد آنالیز متمرکز شدهاند و برای افرادی مناسب هستند که نیاز به نگاه عمیق به دادهها برای پیدا کردن معیارهای خاص و یا الگو دارند. برنامههای کاربردی دیگر، مثل داشبوردهای اجرایی، برای سطوح مدیریتی که نیاز به یک نمای کلی و تلفیقی از وضعیت فعلی شرکت است، طراحی میشود (موسویان، ۱۳۹۷).
منافع و مزایای هوش تجاری
هوش تجاری منافع زیادی را برای شرکتها بالاخص هلدینگهای سرمایهگذاری به ارمغان میآورد. میتواند بسیاری از کارهای حدسی در سازمانها را حذف کند؛ از این رو، ارتباطات بین بخشها در حین هماهنگی فعالیتها افزایش مییابد و شرکتها را قادر میسازد تا به تغییرات در شرایط مالی بازار، ترجیحات مشتری و عملیات زنجیره تامین، پاسخ سریع بدهند.
هوش تجاری میتواند عاملی کلیدی در بهبود رشد درآمد باشد و تحلیل هزینهها در سیستمهای اطلاعاتی ساده میشود. همچنان که رقابت افزایش مییابد، شناسایی و هدفگیری تعداد خاصی از مشتریان به علاوه محصولات و خدمات مناسب و سودآور، یک متمایزکننده کلیدی میشود. هوش تجاری با شفافسازی روندهای گذشته رفتار مشتری، به ارائه خدمات بهتر و افزایش درآمدها کمککرده و امکان تعیین سودآورترین بخش مشتریان و شناسایی فروش متقاطع را میدهد.
امروزه سازمانهای پیشتاز صحبت از (ERP) ۴ و (CRM) ۵ و... نمیکنند، رویکرد شرکتها به سمت هوش تجاری است. آنها به دنبال بهینهسازی فرایندها، از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعههای وابسته به خود هستند. امروزه، افزایش کارایی عملکرد آنچه سرمایهگذاری شده، اهمیت بیشتری پیدا کرده است.
پیادهسازی هوش تجاری در صندوق بازنشستگی کشوری
سامانه هوش تجاری صندوق بازنشستگی کشوری یک سامانه نرمافزاری است که مبتنی بر مدل تعریف شده نظام مدیریتی، دادهها و اطلاعات کلیدی را جمعآوری، پالایش، پردازش و تبدیل به اطلاعات به منظور برنامهریزی و تصمیمگیری، میکند. پیادهسازی این سامانه با همت و تلاش بخش خصوصی و با استفاده از متخصصان جوان کشور، به منظور تصمیمگیری دقیقتر و به موقع، شفافیت در اطلاعات و نظارت بر عملکرد ۴۰ شرکت تابعه در راستای حفظ سرمایه کشور، در سال ۱۳۹۶ آغاز و در زمستان سال ۱۳۹۷ به صورت رسمی به بهرهبرداری رسید. این سامانه قادر است دادههای سامانههای عملیاتی موجود در شرکتهای تابعه در حوزههای مالی، منابع انسانی، تولید، بازرگانی داخلی و خارجی و... به منظور محاسبه و نمایش شاخصهای عملکردی را بهروز جمعآوری کرده و به منظور تصمیمگیری در اختیار مدیران ارشد صندوق بازنشستگی قرار دهد.
پی نوشت:
۱. Online
۲. Extract, transform & load
۳. Dashboard
۴. Enterprise Resource Planning
۵. Customer Relationship Management